Datenschutzerklärung
Stand: 01.10.2026
1. Verantwortlicher
Benedikt Flasch & Hannes Füreder GesbR
Glasergasse 7/3
1090 Wien, Österreich
Gesellschafter: Benedikt Flasch, Hannes Füreder
E-Mail: office@vergabeschmiede.at
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die Voraussetzungen des Art 37 DSGVO nicht vorliegen.
2. Zwei Rollen, die auseinanderzuhalten sind
Diese Erklärung betrifft die Daten, für die wir Verantwortlicher sind: Ihr Benutzerkonto, Ihre Organisation und die Abrechnung.
Für die Inhalte Ihrer Vergabeverfahren – also alles, was Sie in das Formular eintragen, einschließlich der Namen und Kontaktdaten eingeladener Unternehmen – sind wir dagegen nur Auftragsverarbeiter. Verantwortlich dafür bleibt Ihre Organisation als Auftraggeberin des Vergabeverfahrens. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art 28 DSGVO, den Sie mit uns abschließen.
3. Beim bloßen Besuch der Website
Bei jedem Aufruf übermittelt Ihr Browser technische Daten, die unser Server in einem Protokoll festhält: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Das ist für den Betrieb und die Abwehr von Angriffen erforderlich (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Daneben hält die Anwendung selbst Vorgänge wie Anmeldungen, Registrierungen und Fehler in einem Protokoll fest, teils mit der E-Mail-Adresse oder der Kennung des Kontos – aus demselben Grund. Beide Protokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
Schriften und andere Inhalte laden wir ausschließlich von unserem eigenen Server. Es werden keine Inhalte von Google, von einem Content-Delivery-Netzwerk oder von sonstigen Dritten nachgeladen. Ihre IP-Adresse gelangt dadurch an niemanden sonst.
Wir setzen keine Analyse-, Statistik- oder Werbewerkzeuge ein – kein Google Analytics, kein Matomo, keine Zählpixel, keine Social-Media-Einbindungen.
4. Cookies und Speicherung im Browser
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Speicherung. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 165 Abs 3 TKG 2021), und es gibt deshalb auch keinen Zustimmungsbanner.
| Bezeichnung | Art | Zweck | Dauer |
|---|---|---|---|
| vergabeschmiede.konto | Cookie | hält Sie angemeldet | bis zur Abmeldung, längstens 14 Tage ohne Nutzung |
| Antiforgery-Token | Cookie | schützt Formulare vor Fälschung | Sitzung |
| vergabeschmiede_projekt_id | lokaler Speicher | merkt sich, welches Verfahren Sie zuletzt bearbeitet haben, damit es beim nächsten Öffnen weitergeht | bis Sie den Browserspeicher leeren |
5. Benutzerkonto und Organisation
Für die Registrierung verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort sowie Name, Art und Anschrift Ihrer Organisation. Ohne diese Angaben können wir Ihnen keinen Zugang einrichten.
Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Wir speichern die Daten, solange das Konto besteht. Nach dessen Auflösung löschen wir sie binnen 30 Tagen – diese Frist gibt Ihnen die Möglichkeit, eine versehentliche Löschung rückgängig zu machen.
Löschen Sie Ihr Benutzerkonto, bleiben die Verfahren Ihrer Organisation bestehen; sie gehören der Organisation, nicht der einzelnen Person. Erst wenn die Organisation selbst gelöscht wird, entfallen auch Verfahren und erzeugte Dokumente. Wir bieten Ihnen davor an, alles herunterzuladen.
Ausgenommen sind Rechnungsdaten: Diese bewahren wir sieben Jahre auf (§ 132 BAO).
In unseren verschlüsselten Sicherungen können gelöschte Daten noch bis zu zwölf Monate enthalten sein, bis der jeweilige Stand nach seiner Aufbewahrungsfrist ausläuft. Aus laufenden Sicherungen löschen wir nicht einzeln heraus.
6. Inhalte Ihrer Verfahren und erzeugte Dokumente
Ihre Eingaben werden gespeichert, damit Sie ein Verfahren unterbrechen und später fortsetzen können. Die erzeugten Word-Dateien legen wir ab, damit Sie jede Fassung später erneut herunterladen können. Beides ist nur für Mitglieder Ihrer Organisation zugänglich.
Hier handeln wir als Auftragsverarbeiter (siehe Punkt 2). Wir werten diese Inhalte nicht aus und geben sie nicht weiter, außer an die unter Punkt 8 genannten Dienstleister und nur, soweit das für den Betrieb erforderlich ist.
7. Textverbesserung durch künstliche Intelligenz
Bei einzelnen Freitextfeldern können Sie eine Formulierungshilfe anfordern. Erst wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird der Inhalt des jeweiligen Feldes zusammen mit wenigen Angaben aus dem Formular (etwa dem geschätzten Auftragswert) an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet. Ohne Ihren Klick verlässt kein Formularinhalt unseren Server.
Bitte geben Sie in diese Felder keine personenbezogenen Daten ein, die dort nicht hingehören. Der Vorschlag wird Ihnen angezeigt; ob Sie ihn übernehmen, entscheiden Sie.
8. Dienstleister
Wir setzen die folgenden Auftragsverarbeiter ein. Mit allen bestehen Verträge nach Art 28 DSGVO; Übermittlungen in die USA sind auf die Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework gestützt.
| Dienstleister | Aufgabe | Ort |
|---|---|---|
| internex GmbH | Betrieb des Servers, Datenbank, Sicherungen | Österreich |
| internex GmbH | Versand von Kontomails und Anfragen | Österreich |
| OpenAI Ireland Ltd. | Formulierungshilfe (nur auf Klick, siehe Punkt 7) | Irland / USA |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung und Rechnungen | Irland / USA |
Bei einem Kauf übermitteln wir an Stripe Name und Anschrift Ihrer Organisation sowie den gekauften Posten. Zahlungsdaten – etwa Kartennummern – geben Sie unmittelbar bei Stripe ein; wir sehen sie nicht und speichern sie nicht.
Server, Datenbank, Sicherungen und Postausgang liegen bei einem österreichischen Anbieter in Österreich. Ihre Verfahren und die daraus erzeugten Dokumente verlassen das Land nicht.
9. Anwaltliche Prüfung auf Ihren Wunsch
Wenn Sie beim Abschluss eines Verfahrens die Prüfung durch einen Rechtsanwalt ankreuzen, übermitteln wir die erzeugten Dokumente an die dafür hinterlegte Kanzlei. Das geschieht nur auf Ihre ausdrückliche Auswahl hin.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art 15), Berichtigung (Art 16), Löschung (Art 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art 18), Datenübertragbarkeit (Art 20) und Widerspruch (Art 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an office@vergabeschmiede.at.
Sie können sich außerdem bei der Datenschutzbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.
Betreffen Ihre Fragen die Inhalte eines Verfahrens, wenden Sie sich bitte an die Organisation, die das Verfahren führt – für diese Daten ist sie verantwortlich, nicht wir.
11. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung.